Protokoll vorstandssitzung verein Muster

Einst wurde Roberts Ordnungsordnung von vielen Non-Profit-Organisationen als Leitfaden für die Durchführung von Meetings verwendet. Das Buch basierte jedoch in der parlamentarischen Sprache und war oft verwirrend und zu formal für ehrenamtliche Direktoren. Viele Ressourcen wurden seitdem von Denboards übernommen, um ihnen zu helfen, Sitzungen durchzuführen, die effektiv, mit der Governance-Struktur ihrer Organisation und leicht zu lesen und zu verstehen sind. Ein hervorragendes Beispiel ist Call to Order: Meeting Rules and Procedures for Non-Profit Organizations von Herb Perry von Big Bay Publishing (www.morfa.com/bbp/). Die Verantwortung für die Aufzeichnung und Verteilung von Protokollen wird in der Regel einem ernannten oder gewählten Beamten des Verwaltungsrats, der als Sekretär bezeichnet wird, übertragen. In einigen Gremien wird die Verantwortung für die Minutenaufnahme an das Personal delegiert, und das Protokoll wird dann vom Sekretär überprüft und genehmigt. Außerdem können einige Aufsichtsräte, die keine Führungspositionen haben, den Sekretär turnturnen oder die Verantwortung an eine Mitarbeiterperson delegieren. In einigen Gremien stimmt der Vorsitzende nicht ab, es sei denn, es gibt ein Unentschieden, aber dies wäre in der Satzung der Organisation klar festgelegt. Wenn die Beschlussfähigkeit vorliegt, kann der Vorsitzende die Sitzung zur Ordnung rufen. Wenn die Beschlussfähigkeit nicht erfüllt wird, kann eine Sitzung nicht einberufen werden, noch kann eine Entscheidung getroffen, über Fragen abgestimmt oder Protokolle getroffen werden. Es sollte ein Protokoll geführt werden, aus dem hervorgeht, dass die Sitzung abgesagt wurde, weil die Beschlussfähigkeit nicht erfüllt wurde.

Die seit langem bestehende Debatte über Sitzungsprotokolle entscheidet darüber, wie viele Informationen aufgenommen werden sollen. Es ist eine Herausforderung, die Absicht eines Aktionselements widerspiegeln zu können, ohne alle kniffligen Diskussionsdetails zu nennen. Der Schlüssel ist zu erkennen, dass Protokolle rechtliche Dokumente der Organisation sind, aber sie sind auch dazu gedacht, in der Zukunft gelesen werden, oft von Personen, die nicht an der Besprechung waren. Obwohl es wichtig ist, dass alle Anträge, Entscheidungen und Aktionselemente aufgezeichnet werden, ist es ebenso wichtig, dass es einen Kontext gibt, wie die Entscheidungen getroffen wurden. Wir haben uns vorgenommen, einige der besten neu entstehenden Praktiken für virtuelle Vorstandssitzungen in Absprache mit Governance-Experten und erfahrenen und angesehenen Direktoren sowie unsere eigene Erfahrung beim Coaching dieser Transformation von traditionellen zu Remote-Meetings zu erfassen. Hier sind acht Übungen, die zu einer ausgezeichneten virtuellen Vorstandssitzung beitragen. Ferrazzi Greenlight entwarf eine Reihe von Übungen, die erfolgreich in der Fortune 100 eingesetzt wurden. Die einfachste, ein „süßund sauer“ Check-in, hat die Teilnehmer abwechselnd teilen eine „süße“ Sache, für die sie dankbar sind, und eine „sauer“ Sache, mit der sie persönlich oder beruflich kämpfen. Beginnen Sie mit einem besonders offenen Vorstandsmitglied, das den Ball ins Rollen bringen und den verletzlichen Ton setzen kann.

Erwägen Sie außerdem, einen Moderator zu verwenden, um die Gruppe in Bewegung zu halten, und ermutigen Sie die Regisseure, diese Unterhaltungen offline fortzusetzen. Schauen Sie sich auch unseren Beitrag an, wie Sie die größte Vorstandssitzung aller Zeiten abhalten können, die voller hilfreicher Tipps zum Erstellen einer Besprechungsagenda ist. In der Regel wird in den Statuten die Anzahl der Sitzungen vorgeben; in der Erwägung, dass die ständigen Regeln den Zeitpunkt und den Ort der Sitzungen umreißen. So werden in den Statuten die Hauptaufgaben der Offiziere und des Vorsitzenden beschrieben; in der Erwägung, dass die ständigen Regeln die Einzelheiten vorgeben. Satzungen bestimmen, wer für ein Komitee oder Programm verantwortlich ist; dauere Regeln, wer den Ausschuss bildet oder wie das Programm umgesetzt werden soll. Das Festlegen des Tons in diesen Übungen ist entscheidend. Sie können den Vorstandsmitgliedern die Fragen sogar im Voraus stellen. Ziel ist es, Teamengagement und Vertrauen aufzubauen. Diese Techniken werden in vielen renommierten Organisationen verwendet, und diejenigen, die sie während dieser isolierten, stressigen Zeit verwendet haben, haben berichtet, dass Menschen offener für das Teilen ihrer Schwachstellen als je zuvor sind.